Regolamento Comitato Soci Zona Affile

Modificato dal CdA nella seduta del 16.07.2015

Art. 1 - Istituzione
E’ istituito dal Consiglio d’Amministrazione, per la Zona di Affile, così come individuata dal Consiglio di amministrazione, un Comitato Soci Locale, quale strumento di promozione della partecipazione dei Soci alla vita della Cooperativa di Credito.
Il suo operato deve essere ispirato ai medesimi principi espressi dallo Statuto e dal Codice Etico della Banca, nonché dalla Carta dei Valori del Credito Cooperativo.

Art. 2 - Scopo Il Comitato Soci è un organo che ha funzioni di collegamento tra i Soci e, più in generale, tra i territori di riferimento della Banca ed il suo Consiglio di Amministrazione.
Lo scopo è quello di recepire e riportare al Consiglio di Amministrazione le esigenze territoriali e promuovere l’attività sociale della Banca nei territori di competenza della zona di Affile. In tale ottica, con funzioni consultive e propositive, valuta ed avalla richieste di contributi di sponsorizzazione e di beneficenza principalmente nei campi dell’assistenza sociale, del volontariato, dello sport, della ricreazione e della cultura, sia tipica del territorio di riferimento che più genericamente intesa.
Il Comitato Soci deve favorire la promozione e la diffusione della cultura e dei valori della cooperazione e in particolare quella di credito, al fine di accrescere nei Soci il senso di appartenenza alla propria Banca di Credito Cooperativo, attenta ai loro interessi e a quelli delle comunità in cui essi vivono.
Inoltre, facilita la diffusione dei valori mutualistici e solidaristici statutariamente previsti promuovendo un’attiva partecipazione dei Soci alla vita della cooperativa.

Art. 3 – Composizione del Comitato e nomina del coordinatore
Il Comitato Soci, al fine di garantire un’equilibrata rappresentanza della realtà sociale ed economica territoriale, è composto da non più di otto membri, nominati dal Consiglio di Amministrazione, scelti tra i Soci appartenenti alla compagine sociale da almeno 2 anni e residenti nel territorio di competenza della zona di Affile, così come individuata dal CdA, che condividono le finalità ed i principi ispiratori dell’attività dell’azienda e che operano in maniera qualificante, in rapporto alla propria attività, con la Banca. L’impegno nel mondo del volontariato e l’aver maturato un’esperienza significativa nel campo della gestione di attività di carattere sociale, costituiscono titoli preferenziali nella scelta dei componenti i Comitati Soci, così come la partecipazione ai momenti istituzionali, quali l’assemblea e gli incontri con la base sociale.
Nella nomina dei componenti, potrà essere tenuta in considerazione un’equa distribuzione dei soggetti, per età e per professione, al fine di garantire la massima rappresentatività del territorio.
I componenti del Comitato Soci possono nominare, al proprio interno, un Coordinatore. Il Comitato Soci deve riunirsi, nella filiale capozona, con una cadenza non superiore a tre mesi e/o quando il Consiglio di Amministrazione lo riterrà opportuno e gli incontri dovranno essere verbalizzati mediante la tenuta di un verbale.
Ha inoltre l’obbligo di trattenere agli atti la documentazione inerente le attività che esercita con le risorse della Banca.
Il Comitato sarà validamente costituito con la presenza di più della metà dei membri in carica. Le eventuali decisioni saranno assunte a maggioranza dei presenti.
Il Comitato dovrà essere assistito nella sua attività amministrativa da un collaboratore della Banca (in genere il Direttore della Filiale Capozona di riferimento) e manterrà relazioni periodiche con l’Ufficio Soci, finalizzate ad una costante informativa circa le attività intraprese e da intraprendere e a consentire alla Banca di realizzare un’adeguata rendicontazione del valore che viene prodotto a favore della sua compagine sociale.

Art. 4 - Nomina e durata
Il Comitato Soci viene nominato entro il terzo mese successivo all’elezione del Consiglio di Amministrazione della Banca, che ha il potere di dichiararne la decadenza.
I Soci che desiderano entrare a far parte del Comitato Soci potranno presentare la propria candidatura al Consiglio di Amministrazione mediante la compilazione di un modulo disponibile nel sito internet della Banca.
I membri del Comitato Soci rimangono in carica per tre anni e, comunque, in corrispondenza con il periodo in cui è in carica il Consiglio di Amministrazione e possono essere nominati più volte; in caso di rinuncia, di decadenza o revoca di un componente, il Consiglio di Amministrazione ha facoltà di nominare un altro Socio, che resta in carica sino alla naturale scadenza del Comitato.
Alle riunioni del Comitato Soci possono partecipare il Presidente del Consiglio di Amministrazione, il Presidente del Collegio Sindacale o loro delegati, il Direttore Generale della Banca ed eventuali altri soggetti invitati dal Coordinatore ed utili allo svolgimento del Comitato.
La partecipazione al Comitato Soci è su base volontaria e non prevede alcuna remunerazione.

Art. 5 - Compiti
Al fine di realizzare gli scopi di cui all’art. 2 del presente regolamento, il Comitato Soci ha i seguenti compiti:
  • proporre al Consiglio di Amministrazione iniziative volte:
    • all’effettivo coinvolgimento dei Soci nella vita della cooperativa;
    • alla diffusione dei principi della cooperazione;
    • al miglioramento e consolidamento del rapporto tra la Banca e la compagine sociale nonché col territorio;
  • raccogliere e valutare richieste di beneficenza e sponsorizzazione, con poteri di proposta ai competenti organi deliberanti purché nell’ambito dei budget definiti di anno in anno dal Consiglio di Amministrazione e nel rispetto delle indicazioni programmatiche definite dallo stesso e con un massimo di spesa per singola iniziativa pari a 1.500 euro; oltre tale importo è necessaria l’autorizzazione preventiva del Consiglio di Amministrazione;
  • suggerire al Consiglio di Amministrazione l’organizzazione di incontri di vario interesse (economico, sociale, culturale, sportivo, ricreativo) nell’ambito dell’area geografica di competenza;
  • raccogliere suggerimenti, osservazioni, proposte da trasmettere agli organismi competenti; in collaborazione con il Consiglio di Amministrazione e, subordinatamente alle sue indicazioni, promuovere relazioni con le figure più rappresentative del territorio e con Istituzioni, sia pubbliche che private, nel pieno rispetto delle modalità e degli obiettivi indicati dal Consiglio di Amministrazione, allo scopo di promuovere la presenza attiva della Banca.
Ogni erogazione di denaro, da liquidare direttamente ai soggetti beneficiari, dovrà essere accompagnata da idonea documentazione di spesa corretta anche ai fini fiscali. L’attribuzione del costo alle varie categorie di spesa (beneficenza, sponsorizzazione, pubblicità), verrà effettuata dall’Ufficio Amministrazione in sede di analisi e registrazione del documento di spesa relativo. Il Comitato Soci è tenuto a presentare al Consiglio di Amministrazione una relazione consuntiva in merito all’attività svolta, con cadenza semestrale.

Art. 6 - Formazione e informazione I componenti del Comitato Soci si impegnano, al fine di poter svolgere con maggiori competenze e miglior coordinamento il proprio ruolo, a partecipare alle attività di formazione ed informazione eventualmente organizzate all’uopo dalla Banca.
Il coordinatore del Comitato Soci si impegna a partecipare ad un incontro specifico eventualmente organizzato annualmente dall’Ufficio Soci per conoscere ed approfondire le iniziative promosse dalla banca.

Art. 7 - Obbligo di riservatezza I componenti del Comitato Soci sono tenuti all’obbligo della riservatezza e del segreto su quanto venuto a loro conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni pena la decadenza dall’incarico.

Art. 8 – Decadenza Sono cause di decadenza da membro del Comitato:
1. la perdita della qualità di socio
2. il venir meno dell’operatività con la Banca
3. tre assenze consecutive e non giustificate alle riunioni del Comitato
4. il venir meno all’obbligo di riservatezza di cui all’art.7.

Art. 9 - Durata del regolamento
Il presente regolamento rimane in vigore fino a diversa deliberazione del Consiglio d’Amministrazione.

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